از آنجایی که ترک سازمان توسط کارمندان که از آن به عنوان «استعفا» یاد می‌شود، پیامدهای منفی بسیاری دارد، آگهی‌های «استخدام فوری» در فضاهای بسیاری دیده می‌شود. این موقعیت‌های شغلی خالی اغلب حجم کاری کارکنان موجود در سازمان را افزایش می‌دهد و سبب نارضایتی و فرسودگی شغلی می‌شود. با این حال، در زمان کمبود نیروی انسانی وسوسه استخدام هر کسی که مایل به قبول این شغل است، به احتمال خیلی زیاد سبب استخدام بد خواهد شد.
باید توجه داشت که، استخدام «فقط هرکس» می‌تواند به اندازه «استخدام هیچ‌کس» و یا حتی بیش از آن مضر باشد!
در شرایط کمبود نیرو در سازمان مدیران بسیار با این پرسش مواجه هستند که استخدام یک فرد غیر ایده‌آل بهتر است یا خالی نگه داشتن آن موقعیت شغلی تا زمانی که بتوانند فرد مناسب و بهتر را پیدا کنند؟
گذشته از توصیه‌ها و روش‌های جذب و استخدام، در این مقاله بر چهار ویژگی که بیشترین تأثیر را بر تیم‌ها دارند اشاره می‌کنیم تا بدانیم چه ویژگی‌هایی در کارمندان بسنجیم و برای استخدام در چنین شرایط کمبود نیرو، آن‌‎ها را در الویت قرار دهیم تا بتوانیم افرادی که ایده‌آل نیستند اما در شرایط فعلی می‌توانند سازمان را از بحران خارج کنند استخدام کنیم.

قابل اطمینان بودن
ابتدا، شایستگی‌های با ضرورت بالای خود را بررسی کنید و سعی کنید کارمندان غیرقابل اعتماد را شناسایی کنید. دوم، مهم است که سؤالات مصاحبه خود را مجدداً بررسی کنید تا شامل سؤالات رفتاری شود که ممکن است سرنخ هایی را ارائه دهد. به عنوان مثال، “درباره زمانی که با رویدادهای غیرمنتظره ای مواجه شدید و نحوه مدیریت آن‌ها به من بگویید.”
همه ما موقعیت‌های غیرمنتظره‌ای داریم، اما به طور کلی، افراد سازگار و انعطاف‌پذیر بیشتر قابل اعتماد هستند. اگر نامزد به احتمال زیاد قابل اعتماد است و گردش کار تیم می‌تواند هر درخواست انعطاف‌پذیری را که ممکن است داشته باشد را برآورده کند، آن‌ها را در نظر بگیرید. اگر نه، در نظر داشته باشید که می‌خواهید دوباره چقدر زمان را صرف عذرخواهی و درخواست کمک از سایر کارمندان به دلیل حجم بالای کار آن‌ها کنید!
تأثیر منفی غیرقابل اعتماد بودن می تواند به ویژه در مشاغلی که کارمندان دسترسی به بانک اطلاعاتی مشتریان دارند، بسیار زیاد است. در نتیجه فردی که قابل اطمینان نیست را به هیچ وجه نباید استخدام کرد و به‌کار گرفت.
آمادگی برای کار
بدیهی است که اطمینان از توانایی انجام وظایف در حداقل سطح شایستگی، در استخدام جدید مهم است. اگر کارمندان شما بیش از حد کار می‌کنند، ممکن است برخی کمک ها بهتر از عدم کمک باشد البته با فرض اینکه استخدام جدید به حداقل آموزش نیاز دارد. به خاطر داشته باشید که آموزش هزینه بر و زمان بر است. موقعیت‌هایی که به سطوح بالایی از آموزش در حین کار نیاز دارند، بار دیگر کارمندان را بر دوش می‌کشند، که وقت و انرژی خود را صرف کمک به تازه واردان برای یادگیری و اصلاح اشتباهات خود می‌کنند.
فراتر از مهارت های خاص کار، به دنبال کاندیداهایی باشید که ذهنیت رشد دارند. افراد با این طرز فکر معتقدند دانش و توانایی‌ها را می توان با تلاش توسعه داد. می‌توان این ویژگی را با موارد نظرسنجی یا سؤالات مصاحبه ارزیابی کرد. به عنوان مثال، «شرایطی را توصیف کنید که عملکرد خوبی نداشتید. اگر فردا دوباره با آن موقعیت روبرو شوید، چه کاری متفاوتی انجام می‌دهید؟»
نگرش مثبت
احساسات نیز مانند میکروب‌ها مسری هستند. یک فرد منفی می‌تواند دیگران را آلوده کند و کل تیم را از پا در بیاورد و بار کاری چالش‌برانگیز را سخت‌تر کند.
بسیاری از کارمندان تا آن‌جا پیش می‌روند که در واقع گردش کار خود را تغییر می دهند تا از کسی که دوست ندارند اجتناب کنند، که این امر باعث ایجاد انواع هزینه‌های اضافی جهت هماهنگی، کاهش رفتار نامناسب و تعارضات بین فردی می‌شود. گاهی نیز غافلگیر می‌شوید که کارمندانی که عملکرد رضایت‌بخشی داشتند و از تعامل با دیگر همکاران خود لذت می‌بردند، بی‌انگیزه می‌شوند و از تعامل داشتن با همکاران خود دست می‌کشند. اگر کارمندان از انجام وظایف اختیاری خود دست بردارند، بر سایر کارمندان تأثیر می گذارد که در نهایت کار کمتری انجام می‌دهند و در این فرآیند ناراضی‌تر می‌شوند.
مهارت ارتباطی خوب
توانایی برقراری ارتباط خوب با همکاران در هر محیط کاری مهم است، اما کار در تیم های مجازی اهمیت ارتباط و اعتماد مکرر را افزایش می دهد چرا که تأثیر بالقوه یک عضو منفی در تیم را تقویت می کند. جدایی بین اعضای تیم، «پنهان کردن» را آسان‌تر و «جستجو» را سخت‌تر می‌کند! نادیده گرفتن ایمیل بسیار آسان‌تر از بی اعتنایی به کسی است که در دفتر شما ایستاده است. برای پروژه‌هایی که نیاز به افراد حرفه‌ای با زمینه‌های مختلف تخصص دارند تا به صورت مجازی با هم کار کنند، مانند برنامه‌نویس‌ها، یک فرد بدجنس می‌تواند کل تیم را از مسیر خارج کند.
مدیران می توانند مهارت های ارتباطی اولیه را در طول مصاحبه با جستجوی عوامل مختلفی از جمله وضوح و انسجام پاسخ‌ها ارزیابی کنند. مدیران همچنین می‌توانند از کاندیدا در مورد رسانه ارتباطی مورد علاقه و نکات و ترفندهای مورد علاقه خود برای برقراری ارتباط موثر بپرسند.

چگونه از یک تیم دچار کمبود نیرو حمایت کنیم؟
فرض کنید با وجود تمام این تلاش‌ها، در حال حاضر هیچ کاندید واجد شرایطی ندارید. در این بین چه کاری می توانید انجام دهید؟
ابتدا، به کارمندان خود بگویید که این چالش موقتی است و سعی کنید همکاران خوبی را برای آن‌ها استخدام کنید. بسیاری از کارمندان ترجیح می دهند به جای پرداختن به یک استخدام بد در درازمدت، چند هفته بیشتر کار کنند. همچنین می‌توانید از کارمندان خود بخواهید که به شما در جذب و ارجاع کارمند کمک کنند.
همچنین توجه به کارمندانی که تصمیم به ماندن دارند بسیار مهم است. راهبردهایی را برای مدیریت فرسودگی شغلی در نظر بگیرید. کارمندان فعلی شما به احترام، توجه، پاداش و مشارکت نیاز دارند.
اگر پیدا کردن فرد مناسب ممکن است مدتی طول بکشد، شاید باید به این فکر کنید که آیا باید برای یک موقعیت شغلی متفاوت استخدام کنید تا بخشی از فشار را از روی تیم خود بردارید. برای مثال، شاید نتوانید یک کارشناس فروش ماهر پیدا کنید، آیا می توانید یک پشتیبان فروش، منشی یا تسریع کننده دیگر استخدام کنید؟ استخدام کارکنان پشتیبانی یک روش رایج در مراقبت های بهداشتی (به عنوان مثال، استخدام کاتبان پزشکی برای حمایت از پزشکان) و آموزش عالی (به عنوان مثال، استخدام دستیاران آموزشی برای حمایت از اساتید) است و ممکن است در آینده نیاز به افزایش داشته باشد. کارکنان ماهر کلیدی می توانند با کنار گذاشتن یا واگذاری وظایف کم ارزش به شخص دیگری، بهره وری خود را تا 20 درصد افزایش دهند.
علاوه بر این، اکنون زمان بسیار خوبی است تا بررسی کنید که آیا فرد مناسب باید واقعاً یک شخص باشد؟ فراتر از استفاده از روبات‌ها در انبارها، کارخانه‌ها و رستوران‌ها، پیشرفت‌های هوش مصنوعی شکل‌های جدیدی از همکاری بین ماشین‌ها و کارکنان ماهر را ممکن ساخته است.
اگر کاندیدایی ندارید که به احتمال زیاد قابل اعتماد باشند و دارای ذهنیت رشد، نگرش مثبت و مهارت های ارتباطی مناسب باشند، احتمالاً استخدام کسی بر استخدام کسی ترجیح داده نمی‌شود ( حداقل در کوتاه مدت). در عین حال، در نظر بگیرید که چگونه می‌توانید از کارمندان فعلی خود حمایت کنید و این‌که آیا پر کردن یک موقعیت متفاوت ممکن است رویکرد بهتری باشد یا خیر.